Relacji z Europejskiego Seminarium EFBWW: Skuteczna komunikacja w nowoczesnej organizacji

Co należy zrobić, aby poprawić komunikację wewnętrzną i zewnętrzną dla pozyskać nowych członków? – o tym dyskutowano na konferencji w Rydze w której uczestniczyli: Piotr Morta – przewodniczący Krajowego Sekretariatu BDOŚ ”Solidarność”-80, Ireneusz Wieczorkiewicz członek Prezydium Rady tegoż Sekretariatu i Dariusz Czech oraz Irena Przybysz – członkowie prezydium KK NSZZ S80. ”Solidarność”-80 na europejskiej konferencji, zorganizowanej przez EFBWW, FIEC i AEIP prezentowała propozycje rozwiązań jak prowadzić skuteczną komunikację w nowoczesnej organizacji związkowej. ”Solidarność”-80 jest zrzeszony w Forum Związków Zawodowych a KS Budownictwa Drzewiarzy i Ochrony Środowiska jest członkiem Europejskiej Federacji Budownictwa i Przemysłu Drzewnego (EFBWW). Z Polski w seminarium uczestniczyli również ZZ Budowlani i Solidarność.

Postanowiłem po rozmowie z działaczami Solidarności-80, którzy aktywnie uczestniczyli w europejskiej konferencji w Rydze, zaprezentować Państwu opracowanie Piotra Morty wraz z interesującą prezentacją sporządzoną w PowerPoint-cie pod tytułem „COMMUNICATION”. Opracowania, zamieszczone w niniejszym artykule już przed konferencją zostały dostarczone do Brukseli.

Eugeniusz Tomaszek

Skuteczna komunikacja w nowoczesnej organizacji związkowej

Co to jest komunikacja? Słowo „komunikacja” pochodzi od łacińskiego słowa communicare i oznacza: mieć coś z kimś wspólnego, czymś się dzielić, komuś coś dać, użyczyć dopuścić kogoś do udziału.

Z kolei określenia „wewnętrzna i zewnętrzna” wskazują na kierunek komunikowania. Komunikacja przyczynia się do budowania dobrego wizerunku organizacji. Ma wielkie znaczenie w dobrym informowaniu członków tejże organizacji i jej potencjalnych członków. Z tych pierwszych tworzy zgraną drużynę, a tych drugich powinna przekonać do przystąpienia do tej drużyny. Każda organizacja powinna zadbać o to, aby komunikacja wewnętrzna była dobrze ukształtowanym, efektywnym i przemyślanym działaniem docierającym do każdego jej członka. Najlepszym rzecznikiem organizacji jest jej członek. Oznacza to, że im więcej zainwestujemy w komunikację wewnętrzną, tym lepsza będzie komunikacja zewnętrzna.

Problemy z Komunikacją

Świat wokół nas dynamicznie się zmienia. Zmienia się także sposób i rola komunikacji. Obecnie mamy do czynienia z pokoleniem Y, którego członkowie to tak zwani digital natives – osoby, które wyrosły z nowoczesną technologią i Internetem, i nie znają innego świata. Jeżeli organizacje związkowe nie idą tą drogą, nie docierają ze swoim przekazem do millenialsów.

Liczni członkowie mają często tysiące pomysłów i sugestii ulepszeń organizacji związkowych, ale rzadko kto chce ich wysłuchać. Otwarcie się na głos członka wiąże się z ryzykiem usłyszenia krytyki.

Ponadto, komunikacja w związku wygląda niekiedy podobnie jak zabawa w głuchy telefon. Zakłócenia procesu komunikacji, zarówno na poziomie nadawcy, odbiorcy jak i kanału, spowodowane są szumami. Szumy może emitować głośna ulica. Mogą mieć związek z uprzedzeniami, przekonaniami, doświadczeniami, poglądami, znajomością języka, podejściem do drugiego człowieka, przeżywanymi aktualnie emocjami. Szumy mogą zniekształcić albo całkowicie zmienić przekaz.

Komunikację można naprawić

Istnieją efektywne narzędzia i techniki komunikacji. Komunikacja odbywa się przy wykorzystaniu różnych kanałów komunikacji. Kanały te tworzą: Internet, nieformalne spotkania, media społecznościowe, biuletyny tradycyjne, informatory, tablice ogłoszeń, poczta e-mail, spotkania, szkolenia, zebrania z działaczami, na których członkowie mogą słuchać i zadawać pytania a przede wszystkim prezentować swoje pomysły i sugestie, prowadzić dyskusje.

W Polsce i na świecie mamy do czynienia z gwałtownym rozwojem mediów społecznościowych co potwierdzają licznie przeprowadzane badania.

Jak pokazują statystyki Eurostatu, w Unii Europejskiej aż 9 na 10 użytkowników Internetu w wieku od 16 do 24 lat korzysta z social mediów. W Polsce aktywność użytkowników koncentruje się głównie na dwóch najpopularniejszych w polskiej sieci serwisach: YouTube i Facebooku. Współcześnie media społecznościowe są skutecznym narzędziem umożliwiającym dotarcie do wąskich grup społecznych o określonych zainteresowaniach. Ich wykorzystywanie umożliwia przekaz spersonalizowanej informacji od organizacji lokalnej, centralnej, jak również od europejskiej np. EFBWW.

Efektywna komunikacja

Dobra komunikacja w związkach wprowadzi porządek do organizacji, który jest niezbędny w realizacji zadań i osiągania celów. Należy tylko zidentyfikować potrzeby pracownicze, a szczególnie indywidualne preferencje i oczekiwania. Opracować rozwiązania, które są realne do wykonania i skierować spersonalizowaną ofertę do potencjalnego członka. Wówczas do realizacji założonych celów potrzebujemy już tylko decyzji danej osoby o wstąpieniu do organizacji.

Cele muszą być trafnie określone na bazie przeprowadzonych badań i oczywiście realne. Musi istnieć duże prawdopodobieństwo wprowadzenia ich w życie. Przyszły członek organizacji nie może zostać wprowadzony w błąd, a już w żadnym wypadku okłamany.

Skuteczne działanie zespołu

Musimy pożegnać się z chaosem informacyjnym, wykorzystać Internet i nowoczesne technologie, aby skutecznie prowadzić efektywną komunikację góra-dół i dół-góra. Praca dobrze zorganizowanego zespołu pozwoli na realizację projektu, który przeniesie nas na nowy wyższy poziom. Do tego konieczne jest uzyskanie wsparcia politycznego, praca edukacyjna oraz pozyskanie przychylności mediów. W szczególności należy także zidentyfikować źródła finansowania, które w znaczący sposób pozwolą na wprowadzenie w życie skutecznej komunikacji w nowoczesnej organizacji związkowej.

Wnioski:

1. Edukacja członków związku celem uzyskania dobrego rzecznika organizacji.

2. Opracowanie spójnej i jednocześnie spersonalizowanej oferty dla potencjalnego członka związku.

3. Stworzenie silnej orientacji na budowanie spójności komunikacji wszystkich organizacji związkowych.

4. Wdrożenie nowoczesnej komunikacji w organizacji związkowej z pełnym zaangażowaniem jej członków.

5. Zidentyfikowanie i pozyskanie źródeł finasowania dla realizacji projektu „Nowoczesna komunikacja w organizacji”